Kapten "Dompak" Hutagalung
Rekan-rekan sekalian pasti sudah sering
dong membuat dan melaksanakan suatu paparan atau presentasi saat di kantor.
Nah, disini sy mau sharing pengalaman
sy mengenai cara membuat presentasi yang pernah sy pelajari saat menempuh
pendidikan Squadron Officer School di Air University Montgomery Alabama (USAF)
dan juga pengalaman sy dalam ber presentasi. Mohon maaf sebelumnya, disini sy
tidak membahas mengenai definisi.
Perta-tama yang perlu kita pedomani
adalah, slide hanya berfungsi sebagai alat bantu saja, yang paling utama adalah
cara kita ber presentasi. Dalam hal ini adalah ; penampilan kita, bagaimana
intonasi suara kita (jelas atau tidak nya), gestur tubuh kita, cara kita
membawa suasana agar audience tertarik
dengan presentasi kita, pemahaman kita terhadap materi dan lain sebagainya.
Sebelum membuat presentasi, ada beberapa
hal yang perlu kita ketahui sebelumnya,
diantaranya adalah :
1. kita harus
mengetahui terlebih dahulu alokasi waktu
yang ada, sehingga saat pelaksanaan nya dapat tersampaikan seluruhnya, tidak
terburu-buru atau bahkan sampai sengaja melewatkan beberapa slide. Normal nya,
jumlah slide lebih sedikit dibanding dengan alokasi waktu (contoh : waktu 15
menit, maka slide nya cukup 10 - 12).
2. Kita harus
mengetahui siapa audience nya, agar tulisan yg digunakan di slide bisa
disesuaikan. Hindari istilah-istilah yang dapat membingungkan audience. Kalaupun harus ada, maka
jangan lupa diberikan penjelasan secara lisan saat presentasi.
3. Apabila
presentasi nya bebas memilih topik bahasan, maka pilih lah topik yang disukai plus dikuasai oleh pemapar. Agar lebih mudah
dalam penyiapan bahannya. Kalaupun ada batasan dalam pemilihan tema, tetap
utamakan topik yang kira-kira pemapar paling pahami bahasannya.
Ada
hal-hal yang perlu dipedomani :
1. Slide dibuat sejelas mungkin atau dengan proporsional. Sehingga
kurangi penggunaan warna-warna secara berlebihan, padanan warna yang
mengakibatkan tulisan tidak terbaca ataupun kebanyakan gambar.
2. Slide dibuat menarik agar tidak membosankan, namun
jangan berlebihan. Sertakan gambar/photo maupun video yang berhubungan dengan
bahasan dan bisa membantu menjelaskan. Kalaupun ada menggunakan motion,
pastikan sudah dicocokkan dengan teknis presentasinya. Teknis nya, setelah
tampil beberapa slide, bisa disisipkan video agar audience terhibur dan kembali fresh.
3. Kurangi penggunaan kata-kata (Wordy), cukup judul-judulnya saja,
karena hal ini dapat membuat bosan audience.
Untuk penjelasan atau definisi bisa disampaikan pada saat presentasi. Khusus
untuk definisi, jangan lupa disertakan sumber/source nya didapat dari mana, hal ini agar isi presentasi kita
semakin valid.
Tahap presentasi dan urutan slide :
 |
| Slide pembuka, serta perkenalan singkat |
1. Slide pembuka, (opening slide) yang diawali dengan perkenalan terlebih dahulu, baik
perkenalan topik yang mau dibahas maupun perkenalan diri singkat. Untuk paparan
singkat, hal tersebut bisa digabung dalam satu slide saja, keterangan nya bisa
disampaikan secara lisan oleh pemapar.
2. Jelaskan tata cara presentasi nya (Role of Engagement / MoU) ; apakah audience bisa menyela untuk bertanya di
tengah presentasi, atau sampaikan disela-sela presentasi nanti akan diberikan
waktu tanya-jawab, ataupun diakhir presentasi. Sehingga audience bisa menyiapkan pertanyaannya apabila ada. Tahapan ini
tidak membutuhkan slide, bisa disambung setelah perkenalan dan sebelum masuk ke
pembahasan.
 |
| Photo/video attraction step |
3. Slide penarik perhatian. (Attraction
step) slide ini bisa berupa photo ataupun video singkat yang masih
berhubungan dengan topik (biasanya jenaka), dengan tujuan untuk menarik
perhatian dari para audience agar mau
dan fokus memperhatikan presentasi kita.
4. Slide motivasi. (Motivation
slide) di slide ini dijelaskan mengapa presentasi kita ini penting dan apa
manfaatnya bagi para audience. Namun
ada juga yang menggabungkan slide motivasi ini dengan penarik perhatian,
ataupun hanya menggunakan salah satunya.
 |
| Slide ruang lingkup |
5. Slide ruang lingkup. (Over
view) disini cukup disampaikan poin-poin utama yg akan dipaparkan, sehingga
audience mengetahui bahasan apa saja
yang akan disampaikan dan jalannya paparan tidak melenceng jauh dari konteks.
 |
| Contoh Maintpoint |
6. Slide poin utama dan poin penjelasan. (Main
point / sub point) di slide ini lah saat untuk menjelaskan topik utama.
Untuk paparan singkat, biasanya sy hanya mengambil tiga main point saja dan Setiap main
point memiliki dua atau tiga subpoint.
7. Slide kesimpulan. (Conclusion) disini di review kembali secara singkat main point yang sudah dijelaskan sebelumnya, agar audience tidak lupa dengan apa yang telah kita sampaikan.
8. Slide tanya-jawab. (Question
& answer) khusus bagi yang RoE waktu tanya-jawab nya diakhir, maka
slide ini diperlukan. Namun bagi yang mempersilahkan audience bertanya disela-sela presentasi, maka slide ini berfungsi
sebagai pengingat barang kali masih ada hal yang ingin ditanyakan.
 |
| Slide penutup |
9. Slide penutup.
(Closing) disini disampaikan
kata penutup, bisa berupa ucapan terimakasih atas perhatian dari audience, ataupun apabila masih ada yang
ingin bertanya bisa disampaikan ke alamat email/WA pemapar, dan lain
sebagainya.
Demikianlah sekelumit pengetahuan yang sy
coba sharing kan kepada teman-teman
sekalian, semoga bermanfaat dan apabila ada kekurangan/kesalahan sy mohon
dimaafkan dan sudi kiranya diinfokan ke sy untuk perbaikan ke depan.
#indahnyaberbagi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar